Przygotowanie gospodarstwa do kontroli to proces, który wymaga systematyczności, znajomości przepisów i dbałości o każdy szczegół. Dobra organizacja pozwala uniknąć stresu, skrócić czas kontroli i zwiększyć szanse na korzystny wynik. Poniższy poradnik zawiera praktyczne wskazówki dotyczące dokumentów, infrastruktury, zasad bioasekuracji, prowadzenia rejestrów oraz komunikacji z kontrolerami. Zastosowanie tych zasad ułatwi przejście kontroli zarówno tej dotyczącej dopłat, jak i sanitarnej czy weterynaryjnej.

Przygotowanie dokumentacji i rejestrów

Podstawą każdej kontroli jest komplet dokumentów. Warto stworzyć w gospodarstwie wyodrębnione, łatwo dostępne miejsce na przechowywanie kopii wszystkich niezbędnych akt. Kontrolerzy często sprawdzają umowy, faktury, książki rejestrów, ewidencje wapnowania czy zapisy dotyczące stosowania środków ochrony roślin. Przygotuj następujące elementy:

• Ewidencje i rejestry: księgi zabiegów, rejestry pasz, rejestry weterynaryjne, zapisy o stosowaniu nawozów i środków ochrony roślin.
• Dokumenty finansowe: faktury zakupu nawozów, środków ochrony roślin, pasz oraz dokumenty potwierdzające sprzedaż produktów.
• Dokumenty dotyczące dopłat i programów: wnioski, decyzje administracyjne, potwierdzenia płatności, kopie map i dokumentów zgłoszeniowych.
• Dokumentacja dotycząca zatrudnienia: umowy pracownicze, listy obecności, dokumenty bhp i szkolenia pracowników.
• Dowody identyfikacji: oznaczenia zwierząt, świadectwa zdrowia, dokumenty transportowe.

Zadbaj o porządek chronologiczny i czytelne opisy. Przygotuj kopie najważniejszych dokumentów w formie cyfrowej zapasowej, najlepiej przechowywanej na bezpiecznym dysku lub w chmurze. Wyodrębniając dokumenty w teczki opisane według kategorii ułatwisz kontrolerowi pracę i pokażesz, że gospodarstwo prowadzi przejrzystą dokumentację.

Praktyczne wskazówki dotyczące dokumentów

• Oznacz teczki etykietami takimi jak: „Środki ochrony roślin”, „Pasze i rejestry”, „Dopłaty”.
• Zadbaj, żeby daty i podpisy były czytelne — nieczytelne zapisy wzbudzają wątpliwości.
• Przechowuj terminy przeglądów technicznych i szczepień w jednym, łatwo dostępnym kalendarzu.
• Przygotuj listę kontaktów: weterynarz, doradca, księgowy, pomogą w sytuacjach wymagających szybkich wyjaśnień.

Porządek i infrastruktura na gospodarstwie

Stan gospodarstwa jest często tym, co jako pierwsze ocenia kontroler. Warto, by otoczenie budynków, magazyny i miejsca składowania prezentowały się schludnie. Porządek świadczy o profesjonalnym prowadzeniu działalności i może wpłynąć na ocenę przez kontrolujących. Oto jakie obszary warto sprawdzić przed kontrolą:

• Magazyny i składowiska: uporządkuj opakowania po nawozach i środkach ochrony roślin, zabezpiecz je przed wilgocią i dostępem dzieci oraz zwierząt.
• Miejsca do przechowywania pasz: zabezpiecz przed pleśnią i gryzoniami; pasze powinny być właściwie opisane i zdatne do użycia.
• Obory, chlewy, kurniki: sprawdź stan podłóg, systemu wentylacji, dostęp do wody i karmników; zadbaj o regularne usuwanie odpadów.
• Drogi dojazdowe i ogrodzenie: droga powinna umożliwiać kontrolerowi i służbom dojazd, ogrodzenie – wyraźnie oznaczać granice i punkty wejścia.

Realizując drobne naprawy i eliminując tymczasowe składowiska zmniejszysz ryzyko uwag formalnych. Warto również przygotować tablice informacyjne z krytycznymi danymi gospodarstwa: właściciel, numer kontaktowy, numer gospodarstwa (jeśli obowiązuje), co ułatwi identyfikację w trakcie kontroli.

Kontrola środków ochrony roślin i nawozów

Przed kontrolą sprawdź terminy przydatności opakowań, etykiety produktów oraz instrukcje stosowania. Niewłaściwe przechowywanie lub brak etykiet może skutkować sankcjami. Upewnij się, że opakowania są zamknięte, opisane, a pustych pojemników nie trzymasz w miejscach, gdzie mogą się rozlać lub skazić środowisko.

Hodowla, żywienie i dobrostan zwierząt

Kontrole weterynaryjne i sanitarne koncentrują się na dobrostanie zwierząt, prowadzeniu leczniczych zabiegów oraz identyfikacji. Przygotowanie obejmuje kilka kluczowych elementów:

• Identyfikacja zwierząt: upewnij się, że każde zwierzę posiada wymagane oznaczenia (np. kolczyki, tatuaże, elektroniczne identyfikatory) oraz że ewidencje są kompletne.
• Szczepienia i leczenie: miej dostępne dokumenty potwierdzające terminy szczepień, zabiegów sanitarno-weterynaryjnych oraz wydatki na leki.
• Warunki utrzymania: sprawdź, czy kojce, boksy i wybiegi spełniają standardy dotyczące przestrzeni, wentylacji i oświetlenia.
• Higiena: regularne sprzątanie stanowisk, właściwa utylizacja odpadów i gnojowicy oraz dostęp do czystej wody to podstawy oceny.

Warto przeprowadzić wewnętrzny audyt hodowli na kilka dni przed zapowiedzianą kontrolą. Spisz ewentualne braki i zaplanuj szybkie ich naprawienie. Zaangażowanie pracowników i krótkie szkolenie przypominające o wymaganiach zwiększa szanse, że podczas kontroli wszystko przebiegnie sprawnie.

Przykładowa lista kontrolna dla hodowcy

• Sprawdź identyfikatory i wpisy w dokumentacji – kompletność oraz zgodność numerów.
• Zaktualizuj rejestry weterynaryjne i sprawdź, czy faktury i potwierdzenia leczenia są dostępne.
• Sprawdź stan i czystość miejsc przechowywania pasz.
• Przygotuj plan awaryjny na wypadek stwierdzenia choroby zakaźnej (izolacja, kontakt z weterynarzem).

Bioasekuracja i zarządzanie ryzykiem

Bioasekuracja jest priorytetem przy kontrolach związanych z chorobami zwierząt i ochroną roślin. Nawet podstawowe zasady mogą znacznie ograniczyć ryzyko przenoszenia patogenów i poprawić ocenę gospodarstwa. Główne zasady to:

• Kontrola ruchu: ogranicz niepotrzebny ruch na terenie gospodarstwa, stosuj rejestr wejść i wyjść gości i dostawców.
• Dezynfekcja środków transportu i obuwia: przygotuj maty dezynfekcyjne przy wejściach oraz środki do mycia kół pojazdów.
• Strefy czyste i brudne: wyraźne oddzielenie stref, w których przebywają zwierzęta, od miejsc składowania materiałów zewnętrznych.
• Procedury postępowania przy wykryciu choroby: wcześniej opracowany plan szybkiego działania ułatwia komunikację z władzami i minimalizuje straty.

Zastosowanie procedur bioasekuracyjnych warto udokumentować — zapisy o dezynfekcji pojazdów, listy gości i protokoły wejść są dowodem, że gospodarstwo działa zgodnie z zasadami bezpieczeństwa biologicznego.

Jak wdrożyć proste procedury bioasekuracyjne

• Stwórz instrukcję dla dostawców: miejsce rozładunku, obowiązek dezynfekcji i miejsce parkowania pojazdów.
• Sporządź listę środków dezynfekcyjnych i harmonogram ich stosowania.
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za kontrolę stref i prowadzenie rejestru gości.
• Rozważ instalację prysznica lub myjni do dezynfekcji rąk dla osób wchodzących do stref produkcyjnych.

Komunikacja z kontrolerem i postępowanie podczas kontroli

Kontakt z kontrolerem powinien być uprzejmy i rzeczowy. Przygotowanie do rozmowy i świadomość własnych praw oraz obowiązków ułatwia proces. Oto praktyczne zasady postępowania:

• Przywitaj kontrolera i zapytaj o podstawę prawną kontroli oraz o dokument tożsamości.
• Udostępnij wskazane dokumenty, ale nie usuwaj niczego z dokumentacji przed kontrolą — to mogłoby być odczytane jako utrudnianie kontroli.
• Udzielaj krótkich, rzeczowych odpowiedzi. Jeśli nie znasz odpowiedzi, poinformuj o tym i zaoferuj kontakt do osoby, która może pomóc (np. doradcy lub weterynarza).
• Jeżeli kontroler wymaga wejścia do pomieszczeń, zapewnij bezpieczny i wygodny dostęp oraz wskaż miejsce, gdzie zostaną złożone dokumenty.
• Zapisuj przebieg kontroli: kto był obecny, jakie dokumenty sprawdzano, jakie uwagi zgłoszono. Notatki pomogą w wyjaśnieniach później.

Przygotuj wcześniej krótką prezentację gospodarstwa — mapa, schemat obiektów, wykaz głównych procesów produkcyjnych — to pokaże, że prowadzisz gospodarstwo w sposób uporządkowany. Warto, aby osoba odpowiedzialna za gospodarstwo była obecna przy kontroli i mogła szybko udzielić informacji.

Postępowanie w przypadku niezgodności

Jeżeli kontroler zgłosi niezgodność, zapytaj o możliwość sporządzenia planu naprawczego i terminów jego realizacji. W większości przypadków instytucje dają możliwość usunięcia uchybień w określonym czasie. Zadbaj o dokumentowanie wykonanych działań naprawczych i przechowuj potwierdzenia zakupów czy faktury potwierdzające wykonane prace.

Przygotowanie gospodarstwa na kontrolę to połączenie dobrej organizacji, rzetelnej dokumentacji oraz stałej dbałości o infrastrukturę i zwierzęta. Systematyczne prowadzenie rejestrów, wdrożenie prostych zasad bioasekuracji i utrzymanie porządku zwiększa nie tylko szanse na pozytywny wynik kontroli, ale też poprawia efektywność i bezpieczeństwo produkcji. Pamiętaj, że kontrola to również okazja do poznania obszarów wymagających poprawy — podejdź do niej jako do szansy na rozwój gospodarstwa i wdrażanie dobrych praktyk.